Voorwoord
Onderstaand staat het beleid van NV Grassalco met betrekking tot het geven van donaties en sponsoring aan groepen en instanties binnen de samenleving die daartoe een schriftelijke aanvraag doen. Met dit beleid wordt richting gegeven aan de afhandeling van de binnengekomen aanvragen.

Op de begroting van de afdeling Corporate Image & Relations is een bepaald percentage van de netto-inkomsten van het bedrijf vrijgemaakt voor het geven van donaties en sponsoring. NV Grassalco neemt geen willekeurige aanvragen in behandeling. Elke aanvraag wordt onderworpen aan een screening. Daaruit komt vast te staan of de instantie of groep die een verzoek richt daadwerkelijk in aanmerking kan komen voor een donatie of sponsoring.

In dit beleid is ook opgenomen welke categorieën en thema’s in aanmerking kunnen komen voor een sponsoring of donatie. Als een zichzelf respecterende onderneming is NV Grassalco zich bewust van haar rol binnen de samenleving en wenst zij daarom in dit kader een bijdrage te leveren.

Paramaribo, februari 2013

Beleid ten aanzien van sponsoring en donaties
NV Grassalco heeft als onderdeel van haar beleid de verantwoordelijkheid voor duurzame ontwikkeling en de maatschappelijke betrokkenheid van haar stakeholders. Implementatie en uitvoering van dit onderdeel wordt door het bedrijf geplaatst onder de noemer Corporate Social Responsibility, afgekort CSR.

Met name wordt gekeken naar het ondersteunen van initiatieven en projecten voornamelijk in de districten waar het bedrijf mijnbouwrechten heeft en wel in: Brokopondo, Para, Commewijne, Marowijne en Sipaliwini.

Projecten met een duurzaam karakter
NV Grassalco ondersteunt projecten die aansluiten op de behoeften van de huidige generatie, zonder de mogelijkheden voor deze toekomstige generaties in gevaar te brengen (duurzaam karakter). Dit doet zij ter bevordering van:
Educatie
Mijnbouw
Milieu
Jeugdontwikkeling
Kunst en cultuur
Entertainment en Sport
Gezondheid en veiligheid

Educatie
Projecten en activiteiten onder dit thema die betrekking hebben op:
Vergroting van toegang tot kennis;
Ondersteuning van educatieve activiteiten (na- en buitenschoolse);
Vergroting van weerbaarheid op school (huiswerkbegeleiding, training);
Aanschaf/ vervanging educatief materiaal (boeken, schoolpakketten, computers, meubilair);
Renovatie / uitbreiding van faciliteiten (schoolgebouwen, mediatheek etc.).

Mijnbouw
Projecten en activiteiten onder dit thema die betrekking hebben op;
De ontwikkeling van de mijnbouwsector in het kader van duurzame ontwikkeling;
Opleidingen en onderzoek binnen de mijnbouwsector (kaderontwikkeling).

Milieu
Projecten en activiteiten onder dit thema die betrekking hebben op:
Bevorderen van het milieubewustzijn in het kader van duurzame ontwikkeling;
Bescherming, behoud en vergroting van de kwaliteit van het milieu en een schone en veilige leefomgeving.

Jeugdontwikkeling, Kunst en Cultuur
Projecten en activiteiten onder dit thema die betrekking hebben op:
Jongerenparticipatie, vorming en recreatie;
Educatie door middel van kunst en cultuuronderwijs;
Verhoging van nationale bewustwording van het culturele erfgoed van Suriname.

Entertainment & Sport
Projecten en activiteiten onder dit thema die betrekking hebben op:
Sporteducatie en recreatie (opleiding ook van groepen met een beperking);
Bouw en renovatie van sportaccommodaties;
Sportbewustwordingsactiviteiten in het kader van gezonde leefstijlen.

Gezondheid en veiligheid
Projecten en activiteiten onder dit thema die betrekking hebben op:
Aanschaf of vervanging van onderzoeksapparatuur;
Bewustwordingsactiviteiten, ontwikkelen van bewustwordingsmateriaal met betrekking tot gezondheid en veiligheid;
Projecten en activiteiten voor het beschikbaar stellen van veilig drinkwater.

Wie kan een aanvraag doen?

Eisen aanvraag
De sponsoringaanvragen moeten aan de volgende voorwaarden voldoen:
De aanvraag moet minimaal een (1) maand vóór de activiteit worden ingediend;
Het doel van de activiteit moet goed en duidelijk zijn geformuleerd (wat gaat u doen, wie organiseert de activiteit, wie zijn de verantwoordelijken, waar en wanneer wordt de activiteit georganiseerd en de reden waarom de activiteit wordt georganiseerd);
Een duidelijke begroting waarin de eigen bijdrage is vermeld;
Een machtiging van een aangewezen contactpersoon van de organisatie die de financiële afhandeling zal plegen.

Uitgesloten van financiering
Aanvragen die niet in aanmerking komen voor sponsoring zijn:
Aanvragen in strijd met de wet, goede zeden en of openbare orde;
Aanvragen gerelateerd aan alcohol, drugs, politieke partijen, individuen, indirect en overheadskosten;
Aanvragen die niet voldoen aan de bovengenoemde eisen voor de aanvraag.

Aanvragen kunnen ingediend worden:
Bij de afdeling Corporate Image & Relations d.m.v. een schriftelijk verzoek of via de afdeling Executive Office.

Procedure
Na indienen wordt de aanvraag geregistreerd en voorzien van een code door de afdeling Corporate Image & Relations.
Vervolgens wordt de aanvraag gecontroleerd op juistheid:
Naam/ adres/ contactpersonen en/of organisatie
Doelstelling en doelgroepen van de activiteit
Datum van de activiteit (verzoeken worden minimaal 1 maand voor de activiteit in behandeling genomen)
Type/ categorie activiteit
Budget

Goedkeuring / toewijzing sponsoring / donatie
Het sponsoringsbeleid van NV Grassalco kent twee (2) typen t.w.:
Donatie
Sponsoring

Ad. 1 Donatie
Bij het geven van een donatie staat er op geen enkele wijze een tegenprestatie tegenover. NV Grassalco heeft op de begroting van Corporate Image & Relations een speciale post vrijgemaakt voor donaties. Donaties worden gegeven aan voornamelijk personen en instanties die sociale projecten uitvoeren zonder winstsoogmerk.

Ad 2. Sponsoring
Bij het geven van sponsoring staat als tegenprestatie dat NV Grassalco zichtbaar is bij de activiteit. Bijvoorbeeld bij de sponsoring van een media-activiteit zal het bedrijfslogo, eventueel een bedrijfsfilm of animatie tijdens de uitzending van de activiteit moeten worden vertoond.
Bij andere activiteiten zoals beurzen, sportactiviteiten, seminars etc., zal de vlag, banner of een andere promo-uiting van het bedrijf duidelijk zichtbaar gemaakt moeten worden voor het publiek met het logo en de slogan.
Indien het gaat om sponsoring van drukwerk (boeken, kranten, folders, brochures, stickers etc.) zal het logo van NV Grassalco zichtbaar moeten zijn op het drukwerk.

Verplichtingen wederzijds
Bij goedkeuring van een sponsoring of donatie krijgt de desbetreffende organisatie een officieel schrijven van de afdeling Corporate Image & Relations. Daarin staat ondermeer het volgende vermeld:
· Hoe groot het bedrag is dat is goedgekeurd als donatie en of sponsoring.
· In welke vorm de sponsoring is goedgekeurd en wat de tegenprestatie is.
· Dat een verslag van het verloop van de activiteit moet worden ingediend bij de afdeling Corporate Image & Relations, ondersteund door foto’s en/of presentielijsten van de participanten.
· Dat een vertegenwoordiger van NV Grassalco aanwezig zal zijn bij de activiteit.

Opmerking:
Voor die gevallen waarin het sponsorings- en donatiebeleid niet voorziet, overlegt het hoofd van de afdeling Corporate Image & Relations met de directie of President-Directeur.